Wenn Sie jemals einen Schrank aufgeräumt haben, wissen Sie, wie einfach es ist, Ihre Sachen danach wiederzufinden. Nicht nur, weil weniger zu erledigen ist, sondern weil Sie alles entfernt haben, was Sie nicht mehr verwenden oder nicht dazugehören.
Das Gleiche gilt für Ihre Projektmanagement-Tools. Sie verwenden sie, um Ihre Aufgaben im Griff zu behalten, aber manchmal kann es kontraproduktiv werden, sie durchzugehen oder zwischen ihnen zu wechseln.
Wenn Sie mit Ihren Sachen Minimalismus praktizieren, sind Sie nur von Ihren wertvollsten und liebsten Besitztümern umgeben. Warum sollten Sie also einen minimalistischen Ansatz für Ihre Projektmanagement-Tools wählen? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie und Ihre Kollegen verwenden ClickUp, um Ihren kreativen Workflow zu verwalten, Asana, um Projektanfragen zu senden, und Notion für alles andere. Während Sie wissen, wo Sie alles finden oder ablegen können, müssen Sie zwischen den Tools wechseln, um dorthin zu gelangen. Dann gibt es die Zeiten, in denen eine Aufgabe dazwischen fällt. Sie können es in keiner Software wirklich platzieren, also wählen Sie eine aus und müssen sich daran erinnern, wo es ist.
Indem Sie für alle Ihre Projekte bei einer Software bleiben, sparen Sie Zeit. Denken Sie daran, wie oft Sie sich an- oder abmelden oder zwischen mehreren wechseln. Ganz zu schweigen davon, dass Sie durchblättern müssen, um nur die Informationen zu finden, die Sie an anderer Stelle benötigen.
Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass eine einzelne Software nicht alle Ihre Anforderungen erfüllt, aber solche wie Notion, ClickUp und monday.com sind hochgradig anpassbar. Der erste Schritt beim Einstieg in jede Projektmanagement-Software besteht darin, festzulegen, wie Sie sie verwenden möchten. Von dort aus können Sie Planung und Kreativität kombinieren, um Ihre Arbeitsabläufe und Projektboards zu skizzieren.
Sie und Ihr Team haben es geschafft. Sie listen jeden Auftrag sorgfältig auf und achten darauf, Details anzugeben. Aber Sie klicken sich oft in die falsche Aufgabe und Ihre Seiten sind so lang, dass Sie beim Scrollen ungeduldig werden.
Wenn Sie feststellen, dass Ihre Projekttafeln zu lang oder unübersichtlich sind, gibt es eine einfache Lösung. Unabhängig davon, ob jeder für seine eigenen Aufgaben verantwortlich ist oder Sie jemanden mit dem Aufräumen beauftragen, möchten Sie sicherstellen, dass Sie den Überblick über die Wartung behalten. Das heisst:
- Erledigte Aufgaben archivieren.
- Löschen von Doppelzuweisungen.
- Nur relevante Informationen auflisten.
- Bleiben Sie bei aktuellen Artikeln.
- Stellen Sie sicher, dass Daten und Notizen auf dem neuesten Stand sind.
Durch regelmäßiges Durchsuchen und Aufräumen wird es ein Kinderspiel, das zu finden, was Sie brauchen.
3. Weniger Funktionen bedeuten weniger zu verwaltende Elemente
Um Funktionsermüdung bei der Verwendung von Projektmanagementsoftware zu vermeiden, ist es wichtig, genau zu verstehen, was Sie damit tun möchten, anstatt es dem Schnickschnack eines Programms überlassen zu müssen. Ein Widget oder eine Integration, die jetzt nützlich erscheint, könnte einfach ein zusätzlicher Schritt in Ihrem Prozess werden.
Wenn Sie sich ansehen, wie Sie bereits Aufgaben zuweisen und verwalten, können Sie feststellen, welche Funktionen am nützlichsten sind und welche nur Lärm sind. Möglicherweise finden Sie die Verwendung der grundlegenden Funktionen wie Listen, Kommunikationstools und Erinnerungen der Software vorteilhaft genug.
Indem Sie sich nur an die nützlichsten Funktionen halten, wird das Layout Ihres Boards oder Workflows auch sauberer und einfacher zu navigieren.
Weniger bedeutet mehr Produktivität und Konzentration
Ein minimalistischer Ansatz für Ihre Projektmanagement-Tools hilft Ihnen, Zeit zu sparen, um das zu finden, was Sie brauchen, und Sie haben die relevantesten und aktuellsten Informationen vor sich. Außerdem sehen Sie auf einen Blick, wo Sie und Ihre Zeit stehen.
Das bedeutet, die Anzahl der von Ihnen verwendeten Tools zu begrenzen, ein übersichtliches Board mit aktuellen Informationen zu führen und sich nur auf Funktionen zu beschränken, von denen Sie profitieren.
