Ein virtueller Assistent zu sein, kann überwältigend sein, besonders wenn Sie unterschiedliche oder ähnliche Aufgaben für mehrere Kunden haben. Und da Sie remote arbeiten, ist es notwendig, die meisten Ihrer Aktivitäten mithilfe von Softwaretools zu automatisieren, um die Produktivität zu steigern.
Dieser Artikel hebt 10 grundlegende Tools und Apps hervor, die jeder virtuelle Assistent in seinem Arsenal haben sollte. Diese Tools optimieren Ihren Arbeitsablauf und bereichern Ihre Erfahrung als angehender oder fortgeschrittener virtueller Assistent. Aber bevor wir sie enthüllen, gehen wir kurz auf das Konzept der virtuellen Assistenz ein.
1. Locker
Die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation mit Ihren Kunden ist als virtueller Assistent unerlässlich, und Slack leistet dabei gute Arbeit. Es ist eine der besten Instant-Messaging-Plattformen für Remote-Teams, mit der Sie in Echtzeit mit Kunden und Teammitgliedern kommunizieren können, wenn Sie an einem Projekt arbeiten.
Über “Kanäle” können Sie Projekte unterscheiden und nur berechtigten Personen zugänglich machen. Darüber hinaus verfügt Slack über eine In-App-Anruffunktion und lustige benutzerdefinierte Emojis für entspanntere Gespräche. Sie können auch verschiedene Dateien mit einer oder mehreren Personen teilen, einschließlich Audioaufnahmen und Bilder.
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2. Google Arbeitsplatz
Google Workspace, auch bekannt als G-Suite, ist eine Sammlung verschiedener Softwaretools mit unterschiedlichen Funktionen und Funktionsweisen. Allerdings benötigen Sie als virtueller Assistent nur etwa acht dieser Tools. Sie beinhalten:
- Google Dokumente: Hiermit können Sie Textdokumente erstellen, bearbeiten und formatieren.
- Google Post: Dieses Tool eignet sich hervorragend für Messaging und E-Mail-Marketing.
- Google Folien: Dieses kostenlose Tool erfüllt alle Ihre Präsentationsanforderungen.
- Blätter: Sie können dieses Tool für die Dateneingabe und Budgetierung verwenden.
- Google Treffen: Ideal für Videokonferenzen und um mit Ihrer Kundschaft in Verbindung zu bleiben.
- Google Formen: Sie können damit Umfragen durchführen und Antworten in Echtzeit erhalten.
- Google Fahrt: Dies ist einer der günstigsten Cloud-Speicheranbieter für persönliche und arbeitsbezogene Dateien.
- Google Kalender: Hilft Ihnen, Projekte zu planen und auf Kurs zu halten.
3. Kalender
Calendly ist ein Planungstool zum Verwalten von Veranstaltungen. Als eigenständiger Kalender reicht er jedoch nicht aus. Sie müssen eine Kalenderanwendung wie z Google Kalender oder iCloud-Kalender in die App, um Ihre Meetings zu automatisieren und zu optimieren. Es hat auch verschiedene gebrauchsfertige Zeitfenster: 15, 30 und 60 Minuten.
Sie können ein Meeting mit unterschiedlichen Daten und Uhrzeiten planen und Ihre Gäste können ihre Verfügbarkeit im Kalender angeben. Nichtsdestotrotz können Gäste unabhängig von den Zeitfenstern immer noch eine genaue verfügbare Zeit auswählen, jedoch innerhalb des von Ihnen angegebenen Datumsbereichs.
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4. Leinwand
In den meisten Fällen gehört Grafikdesign zu Ihren administrativen Aufgaben als virtueller Assistent. Daher wäre es am besten, ein Design-Tool zu haben. Canva ist deine Go-to-App für alles rund um Design und Infografiken. Sie können damit Social-Media-Banner, Flyer, Karussellposts, Karten usw. entwerfen.
Am wichtigsten ist, dass Sie mit den kostenlosen Canva-Schriftarten, -Vorlagen, -Bildern und -Elementen herumspielen können, um atemberaubende Designs zu erstellen.
Download: Canva für Windows | Mac | iOS | Android (Kostenlose In-App-Käufe verfügbar)
5. Hootsuite
Hootsuite ist eine Community- und Social-Media-Management-App, mit der Sie verschiedene Social-Media-Plattformen von einem Ort aus überwachen und navigieren können, anstatt mehrere Registerkarten zu öffnen. Es ist mit Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn usw. kompatibel.
Sie können Inhalte für jede Plattform erstellen, bearbeiten, formatieren und planen, Erkenntnisse überprüfen und das Publikum Ihrer Kunden effektiv verwalten. Obwohl die kostenlose Version großartig ist, bietet Ihnen die Pro-Version Zugriff auf umfassendere Funktionen, insbesondere wenn Sie einen anspruchsvollen Kundenstamm haben.
6. Asanas
Mit Asana können Sie nahtlos zusammenarbeiten und Projekte verwalten. Wenn Sie mit einem Team arbeiten, können Sie Mitglieder zu Ihrem Arbeitsplatz in Asana hinzufügen, wo Sie ihren Arbeitsablauf überwachen können. Sie können sich auch integrieren Google Kalender u Google Fahren Sie mit diesem Tool fort, damit Sie Erinnerungen für Aufgaben und Ereignisse festlegen können.
Darüber hinaus können Sie mit Asana anhand von Farbcodes zwischen Projekten oder bestimmten Informationen unterscheiden und bei Bedarf Anhänge hinzufügen. Sie können beispielsweise Rot für Projekte mit hoher Priorität, Gelb für laufende Projekte, Blau für in Prüfung befindliche Projekte und Grün für abgeschlossene Projekte verwenden.
Download: Asana für iOS | Android | Mac (Kostenlose In-App-Käufe verfügbar)
7. TimeDoctor
Zeitmanagement ist eine Top-Fähigkeit, die jeder virtuelle Assistent besitzen sollte. Dennoch brauchen Sie immer noch ein Tool, das Ihnen hilft, konzentriert zu bleiben, insbesondere wenn Sie stündlich bezahlen. Mit TimeDoctor können Sie Ihre Arbeit und Freizeit verfolgen und Ihre täglichen Leistungen einsehen. Es erstellt Berichte über die für jedes Projekt und jede Aufgabe aufgewendete Zeit.
TimeDoctor hilft Ihnen auch dabei, mit Ablenkungen umzugehen. Es überwacht Ihre Dauer der Web- und App-Nutzung während der Arbeit. Und wenn Sie die festgelegte Zeit überschreiten, werden Sie mit Pop benachrichtigt. Es warnt Sie auch, wenn Ihr PC länger als Ihre übliche Arbeitszeit im Leerlauf bleibt. Ungeachtet dessen können Sie die Uhrzeit bei Bedarf manuell bearbeiten.
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8. MailChimp
MailChimp ermöglicht es Ihnen, die Zielgruppen und Kunden Ihrer Kunden zu verwalten und mit ihnen zu kommunizieren. Wenn Ihre Kunden ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt bringen, können Sie MailChimp verwenden, um diese Produkte ihrer Kundschaft oder Zielgruppe mithilfe von Newslettern oder Werbekampagnen vorzustellen.
Mit dem Tool können Sie Ihre Newsletter segmentieren, Massen-E-Mails versenden und die Leistung jeder Werbekampagne analysieren. Sie können auch andere Tools – wie Shopify und Stripe – in die Plattform integrieren.
Download: MailChimp für iOS | Android (Kostenlose In-App-Käufe verfügbar)
9. Ontraport
Ontraport ist eine weitere Marketing- und CRM-Plattform, mit der Sie die Geschäftsaktivitäten Ihrer Kunden aus einem System koordinieren können. Mit anderen Worten, Sie können Ontraport verwenden, um Produkte der Zielgruppe eines Kunden vorzustellen und gleichzeitig Kundeninteraktionen zu verwalten.
Sie können Kontakte importieren und exportieren, Verkaufstrichter erstellen und Marketingkampagnen zur Geschäftsoptimierung automatisieren. Außerdem ist die Benutzeroberfläche für Anfänger nicht intuitiv. Mit ein wenig Übung kann man das aber umgehen. Es ist auch als webbasierte Plattform und mobile Anwendung verfügbar.
10. Grammatik
Als virtueller Assistent müssen Sie immer den Überblick über Ihr Inhaltsspiel behalten, und die Verwendung dieses Tools hilft Ihnen dabei, dies zu erreichen. Grammarly ist eine breit angelegte webbasierte Bearbeitungsplattform, die Textinhalte auf Grammatikfehler, Ausführlichkeit, Rechtschreibung, Interpunktion, Plagiate und qualitativ hochwertige Lieferung überprüft.
Die Plattform verwendet künstliche Intelligenz, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte nahezu fehlerfrei und verständlich sind. Sie können überprüfen, ob Ihre Inhalte ansprechend sind und zu welcher Personengruppe sie am besten passen. Die kostenlose Version ist jedoch begrenzt, und Sie müssen sich für die kostenpflichtige Version anmelden, um alle aufregenden Funktionen nutzen zu können.
Sie können Ihre Dokumente auch speichern und bei Bedarf darauf zurückgreifen.
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Heben Sie sich in Ihrer Karriere als virtueller Assistent ab
Virtuelle Assistenz ist eine schnell wachsende Branche; Daher können wir in naher Zukunft mit einem guten Sättigungsniveau rechnen. Der Erwerb von Kernkompetenzen für virtuelle Assistenten ist unerlässlich, um in der Branche relevant zu bleiben. Die Kombination dieser von uns aufgelisteten Tools mit Ihren Fähigkeiten wird Ihnen jedoch dabei helfen, sich in Ihrer Karriere abzuheben.
Wenn Sie neu in der Branche sind, müssen Sie schließlich lernen, wie man ein virtueller Assistent wird, bevor Sie nach Tools suchen. Das Konsumieren grundlegender Informationen über den Karriereweg hilft Ihnen, diese Tools langfristig nicht zu missbrauchen.
