So bauen Sie ein funktionales Projektmanagement-Board auf Google Blätter

Die Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools für Sie und Ihr Team kann mühsam sein, insbesondere wenn Sie mehrere Arbeitsplätze benötigen, aber nicht über das Budget verfügen. Wenn Sie noch nicht bereit sind zu investieren oder noch auf der Suche sind, können Sie ein funktionierendes Projektmanagement-Board einbauen Google Blätter in der Zwischenzeit. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie.

Planen Sie Ihr Projektboard in Google Blätter

Das Wichtigste zuerst, Sie müssen bestimmen, welche Spalten Sie in Ihrem Board verwenden werden. Erstellen Sie dazu eine Liste der grundlegenden Informationen, die Sie weitergeben müssen, wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum, Priorität, Status und Notizen.

Eine Besitzerspalte zeigt an, wer an der Aufgabe arbeitet, wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten. Wenn mehrere Personen innerhalb des Boards delegieren, sollten Sie auch eine Spalte einfügen, die zeigt, wer sie zugewiesen hat.

Denken Sie als Nächstes an alle Informationen, die für Ihren Workflow einzigartig sind. Ziel ist es, einen schnellen Überblick über Aufgaben für Sie und Ihre Kollegen zu schaffen. Einige Beispiele sind Kunden-ID-Nummern, Farbcodes, Kontaktinformationen, Links usw. Was auch immer Sie wählen, stellen Sie sicher, dass Sie es für die meisten Ihrer Aufgaben verwenden, damit die Spalte nicht einfach ein weiterer Schritt ist – oder schlimmer noch, Unordnung.

So erstellen Sie ein Projektmanagement-Board in Google Blätter

Google Sheets macht es ziemlich einfach, ein funktionales Projektmanagement-Board zu erstellen. Hier sind die Schritte, die Sie ausführen müssen:

1. Frieren Sie Ihre oberste Reihe ein

Sobald Sie eine Liste der Spalten haben, die Sie einschließen möchten, geben Sie sie oben in Ihre Tabelle ein und fixieren Sie die Zeile Google Blätter, damit es beim Scrollen bei Ihnen bleibt. Dazu:

1. Markieren Sie die gesamte Zeile.
2. Gehe zu Aussicht in der oberen linken Ecke.
3. Auswählen Einfrieren.
4. Wählen 1 Reihe.

2. Fügen Sie Ihrer Datumsspalte eine Formatierung hinzu

Um das Hinzufügen von Daten zu Ihrem Board konsistent zu gestalten, können Sie Ihrer Fristenspalte eine Formatierung zuweisen. Dazu:

1. Wählen Sie die gesamte Spalte aus.
2. Gehe zu Format im oberen Menü.
3. Auswählen Nummer.
4. Wählen Datum.

Sie müssen nichts an der Aufgaben- und Notizenspalte ändern – behalten Sie sie einfach im Textformat bei. Für die Spalten „Priorität“, „Status“ und „Eigentümer“ ist ein Dropdown-Menü praktisch – darüber können Sie im nächsten Abschnitt nachlesen.

3. Erstellen Sie eine Funktionsstatusspalte in Google Blätter

Mit Software wie ClickUp und Asana können Sie den Status einer Aufgabe schnell mit ein paar Klicks festlegen. Dazu ein Google Blätter, die Sie verwenden können Datenvalidierung um ein Fly-Menü mit mehreren auszuwählenden Wörtern zu erstellen. Dazu:

1. Wählen Sie die Zellen unter Ihrer Überschrift aus.
2. Gehe zu Daten oben auf Ihrem Bildschirm.
3. Auswählen Datenvalidierung aus dem Menü.
4. Neben Kriterienwählen Liste von Gegenständen.
5. Geben Sie links die Wörter ein, die Sie hinzufügen möchten, getrennt durch ein Komma.
6. Schlag Speichern.

Sie können die gleichen Schritte wiederholen, um ein Dropdown-Menü in andere Zellen unterhalb Ihrer Überschrift einzufügen.

Jetzt erscheint in den Zellen ein Dropdown-Menü. Wenn die Zellen noch ausgewählt sind, können Sie eine bedingte Formatierung hinzufügen, um Ihren Status farblich zu kennzeichnen. Dazu:

1. Gehe zu Format oben auf Ihrem Bildschirm.
2. Auswählen Bedingte Formatierungund ein seitliches Menü wird angezeigt.
3. Überprüfen Sie noch einmal, ob Ihre markierten Zellen in ausgewählt sind Bereich bewerben Kasten.
4. Unter Regeln formatierenklicken Sie unten auf das Dropdown-Menü Zellen formatieren, wenn … und wähle Text enthält.
5. Geben Sie den Status in das darunter erscheinende Feld ein.
6. Unter Formatierungsstiländern Sie die Hintergrund- oder Textfarbe.
7. Schlag Fertig.
8. Wiederholen Sie dies mit den verbleibenden Status.

Nachdem Sie jeder Option eine Farbcodierung hinzugefügt haben, klicken Sie sie durch, um sicherzustellen, dass sie funktionieren, bevor Sie das Dropdown-Menü kopieren und in die gesamte Spalte einfügen. Wählen Sie zum Einfügen die Spalte mit ihrem Buchstaben oben aus und deaktivieren Sie die Titelzelle, indem Sie darauf klicken und gedrückt halten CMD oder STRG bevor du es einsteckst.

4. Fügen Sie Ihrer Projekttafel Notizen hinzu in Google Blätter

Mit einem Projektboard wie diesem können Sie alles an einem Ort aufbewahren, einschließlich Ihrer Aufgabennotizen. Das bedeutet, dass Sie vermeiden müssen, Mitteilungen, Dokumente und die Papiere auf Ihrem Schreibtisch nach Details zu durchsuchen. Darüber hinaus können Sie die Notwendigkeit beseitigen, Aufgabennotizen per E-Mail an Ihre Kollegen zu senden.

Trotzdem sollten Sie Ihre Notizen ordentlich halten, um zu verhindern, dass sie ablenken oder kontraproduktiv werden. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Formatierung helfen:

• Doppelklicken Sie in eine Zelle, um den Text darin zu bearbeiten.
• Fügen Sie mit einen Zeilenumbruch hinzu Option + Eingabe auf Mac bzw Strg + Eingabe an Windows.
• Fügen Sie einen Aufzählungspunkt vor Ihrem Text hinzu, indem Sie auf drücken Möglichkeit + 8 auf Mac bzw Alt + 0149 an Windows.
• Kopieren Sie die Aufzählungszeichen und fügen Sie sie ein, wenn Sie sie erneut verwenden möchten. Google Sheets unterstützt keine aktuellen.
• Bindestriche funktionieren auch als Aufzählungszeichen, um die Dinge einfacher zu machen.
• Setze deine Textumbruch zu Klippsodass es nicht über die Zellgrenze hinausgeht.
  • Clip verhindert auch, dass Zellen zu lang werden.
• Doppelklicken Sie auf eine Zelle mit abgeschnittenem Text, um ihren Inhalt anzuzeigen.

Andere Dinge, die Sie beim Erstellen eines Projektboards beachten sollten Google Blätter

Hier sind einige andere Dinge, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Projektboards helfen können:

• Markieren Sie Ihre Kollegen überall, auch in Ihrer Eigentümerspalte, indem Sie das @-Symbol gefolgt von ihrem Namen oder ihrer E-Mail-Adresse verwenden.
• Verwenden Sie Kommentare, um die Kommunikation innerhalb Ihres Boards von Aufgabeninformationen zu trennen – fügen Sie einfach einen Kommentar zu genau der Zelle hinzu, zu der Sie eine Frage haben.
• Um Ihre erledigten Aufgaben zu archivieren, fügen Sie ein neues Blatt hinzu, indem Sie auf das Hinzufügen-Symbol in der unteren linken Ecke Ihres Bildschirms klicken, kopieren Sie dann Ihre Aufgaben und fügen Sie sie ein.
• Das Archivieren oder Löschen früherer Aufgaben stellt sicher, dass Sie die wichtigsten und aktuellsten Informationen zur Hand haben – und Sie können Dinge schneller finden.
• Wenn Sie oder Ihr Kollege versehentlich etwas löschen oder überschreiben, können Sie den Versionsverlauf oben in der Mitte verwenden Google Sheets, um zurückzugehen und es auszuprobieren oder zu einer vorherigen Speicherung zurückzukehren.

Organisieren Sie Ihre Projekte mit Google Blätter

Erstellen eines Projektboards in Google Sheets ist eine einfache, budgetfreundliche Lösung für alle, die Aufgaben im Auge behalten oder mit einem Team zusammenarbeiten möchten. Mit etwas anfänglicher Planung und ein wenig Arbeit können Sie eine erstellen, die es Ihnen ermöglicht, Informationen mit nur wenigen Klicks hinzuzufügen.

Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie und Ihre Kollegen nicht nur die Vorlage erstellen müssen, sondern auch weniger lernen müssen, sie zu pflegen, wenn Sie bereits eine Tabellenkalkulationssoftware verwendet haben. Außerdem können Sie so viele oder so wenige Funktionen hinzufügen, wie Sie möchten.