Wenn Sie eine Datei senden, ist es besser, sie in mindestens zwei Formaten zu senden, um sicherzustellen, dass der Empfänger sie öffnen kann. Wenn Sie eine Excel-Tabelle erstellt haben, sollten Sie dieser E-Mail eine PDF-Datei hinzufügen, da dies eines der gängigsten Dateiformate ist.
Mit den integrierten Tools von Excel können Sie Ihre Tabelle als PDF-Datei speichern oder sogar per E-Mail teilen. Sie können auch ein Online-Tool verwenden, um Ihre Excel-Dateien in PDF zu konvertieren. In diesem Artikel werfen wir einen genauen Blick auf jede Methode.
Bereiten Sie die Tabelle vor
Beim Konvertieren einer Excel-Datei in eine PDF-Datei kann es vorkommen, dass Sie fehlende Informationen, unnötige leere Zellen oder seltsam aussehende Tabellen erhalten. Um dies zu vermeiden, verwenden Sie die Seitenlayout Werkzeuge zum Festlegen des Druckbereichs, Auswählen der Seitenausrichtung oder Hinzufügen von Seitenumbrüchen.
Wenn Sie die Datei an einen Kollegen senden möchten, lohnt es sich möglicherweise, sich die Zeit zu nehmen und Ihre Excel-Tabellen zu organisieren, damit Sie ordentlich aussehende PDFs erhalten.
1. Speichern Sie die Datei als PDF
Wenn Sie eine Excel-Datei in ein PDF konvertieren möchten, ist dies die einfachste Methode, die Sie verwenden können. Öffnen Sie in Excel die Datei Menü, klicken Speichern als, und wählen Sie einen Ort aus. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie die aus PDF(*.pdf) Möglichkeit. Dann klick Speichern.
Klicken Sie im Fenster Speichern unter auf die Optionen Taste. Sie können auswählen, ob Sie nur das aktive Blatt oder die gesamte Arbeitsmappe speichern möchten, den Seitenbereich und welche Informationen Excel beim Speichern der Datei enthalten soll.
Notiz: Entfernen Sie vor dem Speichern der Datei alle leeren Zeilen in Ihrer Excel-Tabelle, da dies das Gesamtbild der PDF-Datei beeinträchtigen kann.
2. Exportieren Sie die Tabelle als PDF
Diese Option ähnelt der ersten, da Sie die Datei mit Excel-Tools als PDF exportieren können. Öffnen Sie in der Symbolleiste die Datei Tab. Wählen Sie dann aus Export und klicken PDF/XPS-Dokument erstellen. Nachdem Sie den Dateispeicherort ausgewählt haben, klicken Sie auf Veröffentlichenund Excel wandelt die Tabelle in eine PDF-Datei um.
Fügen Sie „Als PDF veröffentlichen“ zu Ihrer Symbolleiste hinzu
Wenn Sie häufig Excel-Tabellen als PDF speichern müssen, können Sie die hinzufügen Als PDF oder XPS veröffentlichen Befehl in die Symbolleiste. So können Sie es tun:
- Gehe zu Datei > Optionen.
- Wählen Sie im linken Bereich aus Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an.
- Satz Befehl auswählen aus zu Alle Befehle.
- Wählen Sie aus der Befehlsliste aus Als PDF oder XPS veröffentlichen und klicken Hinzufügen.
- Klicken OK um den Befehl hinzuzufügen.
3. Teilen Sie die Datei als PDF
Mit Excel können Sie die Tabelle auch als PDF freigeben, ohne sie auf Ihrem Computer speichern zu müssen. Wähle aus Datei Tab und klicken Sie Teilen.
Um die Datei in Ihr OneDrive-Konto hochzuladen, klicken Sie auf Teilen Sie mit Menschen. Solange Sie Ihr OneDrive-Konto eingerichtet haben und der Speicherplatz nicht knapp wird, sollten Sie keine Probleme beim Teilen der Datei haben. Wenn Sie es per E-Mail versenden möchten, klicken Sie auf Email drücken und auswählen Als PDF versenden.
Denken Sie daran, Sie können die verwenden Als PDF versenden Option, wenn Sie Ihr Outlook-Konto verbunden haben.
4. Verwenden Sie einen Online-Konverter
Wenn Sie einen Computer verwenden, auf dem das Office-Paket nicht installiert ist, können Sie die Excel-Tabelle mit einem Online-Tool in eine PDF-Datei konvertieren. Wir empfehlen die Verwendung Cleverpdf.com.
Um die Datei zu konvertieren, klicken Sie einfach auf die Excel zu PDF Kachel, laden Sie Ihre Tabelle hoch und klicken Sie darauf Konvertierung starten. Sobald es fertig ist, können Sie das PDF auf Ihren Computer herunterladen.
Das Beste an Cleverpdf ist, dass Sie es für viel mehr verwenden können, da es mehr als 40 übersichtlich organisierte kostenlose Konverter enthält.
Konvertieren Sie Excel-Dateien im Handumdrehen in PDF
Jetzt wissen Sie, wie Sie Excel-Dateien in PDF konvertieren können. Es ist zwar nicht schwer zu lernen, aber es wird viel schwieriger, wenn einer Ihrer Kollegen nach einem PDF fragt und Sie schnell genaue Anweisungen online finden müssen.
Wenn Sie Ihre Excel-Kenntnisse verbessern möchten, gibt es mehrere kostenlose Websites und Kurse, die Sie nutzen können, um ein Tabellenkalkulationsmeister zu werden.
